MANAJEMEN KEPANITIAAN

1. Definisi
Sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam suatu acara yang direncanakan oleh suatu organisasi.

2. fungsi umum kepanitiaan
• Membuat dan merencanakan format, desain acara
• Menyempurnakan organisasi panitia
• Membangun koordinasi dan kerja sama
• Menetapkan keputusan operasional
• Melakukan inventarisasi, publikasi dan dokumentasi
• Melaksanakan tahap-tahap acara
• Upgrading, peningkatan dan evaluasi

3. tahapan pembentukan kepanitiaan
• Menetapkan tujuan ,sasaran serta target acara dan kepanitiaan
• Observasi dan penyusunan proposal
• Menetapkan Sterring Committee (SC)
• Menetapkan Organizing Comitee (OC)
• Merekrut anggota kepanitiaan
• Menegeluarkan SK legitimasi

4. Sterring Committee (SC)
• Penghubung antara organosasi penyelenggara dengan OC
• Merumuskan format dan desain acara (susunan acara, tema, materi dan pemateri, waktu acara)
• Menetapkan time schedule atau grand desing
• Menetapkan tugas umum OC
• Mengawasi dan mengarahkan kerja OC
• Memberikan evaluasi kepanitiaan

5. Organizing Comitee (OC)
• Mengadakan koordinasi dengan SC
• Memahami Format dan desain acara
• Membuat perencanaan operasional
• Mengadakan konsolidasi internal
• Mengimplementasikan susunan acara sesuai yang disusun SC
• Menetapkan keputusan operasional
• Mengadakan evaluasi teknis

6. struktur kepanitiaan (Secara Umum)
• ketua
• sekretaris
• bendahara
• seksi kestari
• seksi acara
• seksi perlengkapan
• seksi humas dan dana
• seksi publikasi, dekorasi dan dokumentasi
• seksi kesehatan dan keamanan
• seksi konsumsi
• dan seksi-seksi yang lain (transportasi, akomodasi…)

7. Job Description (gambaran kerja)
ketua
• Berkordinasi dengan sc mengenai teknis kegiatan
• Memimpin dan mengkordinasi kepanitiaan (termasuk menentukan waktu rapat)
• Memimpin rapat
• Mengkordinasi setiap insirasi dan aspirasi
• Mengevaluasi kinerja anggota
• Membangun system kerjasama yang solid
• Menyelesaikan permasalahan semaksimal mungkin
• Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan
Sekretaris
• Mengatur persiapan ratap (tempat dan peralatan yang diperlukan; whiteboard, spidol dan penghapus)
• Membuat presensi rapat panitia
• Melaksanakan notulensi rapat
• Mengeluarkan dan mengumpulkan surat
• Menjadi pusat dan lalu lintas informasi kepanitiaan
• Membuat laporan kegiatan
Bendahara
• Menyimpan dan mengatur pemakaian dana keuangan
• Melaporkan kondisi keuangan setiap kali rapat kepanitiaan
• Membuat laporan keuangan
Seksi Acara
• Membuat time schedule
• Mengatur susunan acara dan teknis pelaksanaan acara yang telah ditetapkan (contoh susunan acara terlampir)
• Bertanggung jawab atas jalanya acara
• Menyiapkakn bahan dan personal teknis pelaksanaan acara (korlap,materi, pemateri,petugas, dan peserta)
• Menghubungi pemateri
• Menyediakan cendramata pemateri
• Menentukan tempat penyelenggaraan acara
• Mendata undangan yang akan hadir pada saat acara pembukaan
• Mengevaluasi jalannya acara dan membuat laporan
• Mendata barang-barang yang diperlukan (lcd, wireless, mic, meja kecil, dll…)
• Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi Kestari
• Membuat time schedule
• Membuat proposal permohonan dana
• Mengumpulkan time schedule dari masing-masing seksi dan dipublikasikan kepanitia
• Berkordinasi dengan sekretaris dalam melaksanakan tuga-tugasnya
• Membuat surat-surat yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (surat permohonan spanduk, permohonan menjadi pembicara, permohonan peminjaman tempat dll…)
• Mengadakan fotocopy (jika ada)
• Menyiapkan kelengkapan panitia (bedge, sertifikat, notebook, pulpen…)
• Menangani regestrasi peserta bersama seksi acara
• Menyediakan ATK
• Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi perlengkapan
• Membuat time schedule
• Mendata dan menyiapkan barang-barang yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (kabel rool, genset, lampu, meja, jarik, lcd, sound system dll…)
• Bertanggung jawab atas keberadaan barang-barang
• Menyediakan tempat kegiatan
• Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi Publikasi, dekorasi dan dokumentasi
• Membuat time schedule
• Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan (spanduk, pamphlet, poster, baleho, iklan dll…)
• Mendekorasi tempat acara
• Melakukan dokumentasi setiap acara termasuk persiapan acara
• Mendata barang-barang yang diperlukan dan mem PJ kan ke anggota (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan)
• Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi konsumsi
• Membuat time schedule
• Menyediakan konsumsi panitia, peserta dan para undangan
• Merencanakan teknis pemberian konsumsi
• Mendata barang-barang yang diperlukan (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan)
• Mendata barang-barang yang diperlukan
• Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi kesehatan dan keamanan
• Membuat time schedule
• Mendata dan meyiapkan obat-obatan yang diperlukan
• Memberikan layanan kesehatan kepada panitia dan peserta
• Bertanggung jawab atas keamanan selama acara berlangsung
• Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan
Seksi humas dan dana
• Membuat time schedule
• Menyebar undangan
• Menentukan tujuan proposal (permohonan dana ke pemkot bontang, ke hotel bumi sinyiur, ke pertamina, ke LNG dll…)
• Menyebar proposal dan mengeceknya kembali (di PJ kan kesetiap anggota)
• Menyebarkan list sumbangan dana kepada panitia (jika perlu)
• Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan

Nb. Kalau ada yang kurang diberi masukan yoooo